Privaatsuspoliitika

Beautybox.ee privaatsuspoliitika

Käesolev versioon jõustub selle avaldamisel. Broneeringu juurde salvestatakse enne kinnitamist näidatud privaatsuspoliitika versioon.

1. Vastutav töötleja

Isikuandmete vastutav töötleja on Rentbox Eesti OÜ (registrikood 17268244), Rapla maakond, Kohila vald, Aespa alevik, Nööbi tn 10, 79705, Eesti. Andmekaitseküsimused ja õiguste taotlused: hello@beautybox.ee, +372 5365 0007.

Kui mõni makse-, isikusamasuse, sisselogimise või muu teenusepakkuja tegutseb enda eesmärkide osas eraldi vastutava töötlejana, kohaldub nendele toimingutele ka selle pakkuja privaatsusteave, mis tehakse valiku tegemisel kättesaadavaks.

2. Kust andmed pärinevad

Saame andmeid otse kliendilt konto loomisel, broneerimisel, maksmisel, isikusamasuse või telefoni kontrollil, seadme üleandmisel ja tagastamisel ning klienditoega suheldes. Samuti saame piiratud staatuse- ja sündmuseandmeid kliendi valitud makse-, isikusamasuse, sotsiaalse sisselogimise, sõnumi- või nutikapiteenuse pakkujalt. Süsteem loob tehnilisi, turbe-, auditi- ja riskisündmusi platvormi kasutamisel.

3. Töödeldavate andmete liigid

Sõltuvalt kasutatud funktsioonidest võime töödelda:

• konto- ja kontaktandmeid: nimi, e-post, telefon, aadress, sünniaeg, isikukood, keelevalik ning konto staatus;
• autentimis- ja turbeandmeid: parooli räsi, ühekordsete linkide ja koodide räsid, seansiandmed, sotsiaalse sisselogimise pakkuja tunnus ja kinnitatud e-post, MFA olek ning taastamise sündmused; pakkuja juurdepääsu- ega värskendustokeneid me ei salvesta;
• broneeringu- ja lepinguandmeid: seade, asukoht, rendiaeg, hind, tagatisviis, allahindlus või kinkekaart, staatused, nõusolekud ja nende juriidiliste tekstide versioonid, kliendi märkused, üleandmine, tagastus, tühistamine ja vaidlus;
• makseandmeid: summa, valuuta, makse, eelautoriseerimise, capture'i ja tagastuse staatus, teenusepakkuja viited ning toimingute ajad. Täielikku kaardinumbrit ega turvakoodi Beautybox.ee ei näe ega salvesta;
• telefoni- ja isikusamasuse kontrolli andmeid: kontrollimeetod, aeg, tulemus, kontrollija, teenusepakkuja seansi viide ja vajalik otsuse kokkuvõte. Kui vastav tõendivoog on kasutusel, võivad andmed hõlmata isikut tõendava dokumendi esi- ja tagakülje kujutist, selfit ning dokumendilt loetud andmeid;
• üleandmise, nutikapi ja tagastuse andmeid: ligipääsu loomine, kasutamine ja tühistamine, kapi või sektori sündmused, komplekti seisund, kommentaarid ning tingimuslikud fotod kahjustusest, puuduvast osast või rikkest;
• suhtlusandmeid: klienditoe kirjad ning e-kirja, SMS-i ja webhooki saatmise staatus, korduskatsed ja piiratud aja jooksul krüpteeritud sõnumisisu;
• tehnilisi ja auditiandmeid: IP-aadress, brauseri või seadme user-agent, päringu aeg, turbe- ja kiiruspiirangu sündmused, administraatori toiming ning mõjutatud kirje;
• riskihindamise andmeid: konto varasem riskitase või blokeering, konto vanus, tehingu summa, kliendi enda hiljutiste broneeringute staatused ning tema makse-, vaidlus-, kättesaamata jätmise, hilinemise ja muud turbesündmused;
• turundusandmeid: uudiskirja aadress, nõusoleku staatus ja tõend ning loobumise teave;
• vabatahtlikult edastatud tundlikku teavet: näiteks kliendi tugiteates kirjeldatud tervisereaktsioon. Me ei küsi terviseandmeid tavapärase broneeringu jaoks ja palume mitte saata rohkem teavet kui probleemi lahendamiseks vajalik.

Pääsuvõtme (passkey) lisamisel salvestame autentimistunnuse, avaliku võtme ja vajalikud kasutus- ning turbeandmed. Seadmes tehtava sõrmejälje- või näotuvastuse biomeetrilist malli Beautybox.ee ei saa.

Google'i ja Facebooki sisselogimine

Kui vastav valik on kasutusel ja klient selle valib, küsime Google'ilt põhiprofiili, e-posti ja sisselogimise tunnust ning Facebookilt avaliku põhiprofiili ja e-posti. Konto sidumiseks kasutame pakkuja kasutajatunnust, e-posti ja saadud nimeandmeid. Beautybox.ee sisselogimine ei küsi ligipääsu postkastile, kontaktidele ega postitustele; profiilipilti meie sisselogimisvoog kontole ei salvesta. Pakkuja edastatud e-post ei asenda kõigil juhtudel eraldi e-posti kinnitamist. Pakkuja juures sisselogimisõiguse eemaldamine ei kustuta iseenesest Beautybox.ee kontot ega seadusest tulenevalt säilitatavaid tehinguandmeid.

4. Eesmärgid ja õiguslikud alused

Töötleme andmeid järgmistel eesmärkidel:

• konto, broneeringu, makse, tagatise, üleandmise, nutikapi, tagastuse ja klienditoe toimimiseks — lepingu sõlmimiseks või täitmiseks või kliendi palvel lepingueelsete sammude tegemiseks;
• vanuse, telefoni ja isikusamasuse kontrollimiseks ning väärtusliku vara, kontode ja maksete kaitsmiseks — lepingu täitmiseks ja meie õigustatud huviks ennetada pettust, volitamata ligipääsu, vara kahjustamist ja tõendada nõudeid;
• raamatupidamiseks, maksuarvestuseks, tarbijakaebustele vastamiseks ning ametiasutuse õiguspärase korralduse täitmiseks — juriidilise kohustuse täitmiseks;
• platvormi turbe, töökindluse, auditeeritavuse, väärkasutuse ennetamise ja õigusnõuete koostamise, esitamise või kaitsmise eesmärgil — meie õigustatud huvi alusel, pärast huvide kaalumist;
• uudiskirja ja muu vabatahtliku otseturunduse saatmiseks — nõusoleku alusel; nõusoleku saab igal ajal tagasi võtta;
• kliendi vabatahtlikult edastatud tervise- või muu eriliigilise teabe töötlemiseks üksnes juhul, kui selleks on kohaldatav IKÜM artikli 9 tingimus, näiteks selgesõnaline nõusolek või vajadus õigusnõude koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.

Põhiandmed, kontakt, rendiaeg, nõutud nõusolekud ning kohaldatava makse ja kontrolli jaoks vajalikud andmed on lepingu sõlmimiseks vajalikud. Nende esitamata jätmisel ei pruugi broneeringut kinnitada ega teenust osutada. Turundusandmete andmine on vabatahtlik.

5. Isikusamasuse kontroll ja kaugkontroll

Käest-kätte üleandmisel võib töötaja kontrollida originaaldokumenti. Sel juhul salvestame tavaliselt meetodi, aja, tulemuse ja kontrolli teinud töötaja, mitte dokumendi koopiat.

Kui klient valib või broneering nõuab broneerimisvoos pakutud kaugkontrolli, nimetatakse enne andmete saatmist teenusepakkuja, näiteks Veriff, ning kuvatakse vajalik lisateave. Pakkuja võib kontrolli tegemiseks töödelda dokumendikujutisi, selfit, dokumendiandmeid ning tehnilisi pettuse- ja autentsussignaale. Beautybox.ee saab vähemalt seansi viite, kontrolli staatuse ja vajaliku otsuse kokkuvõtte ning säilitab enda süsteemis faile ainult siis, kui Beautybox.ee tõendite üleslaadimise voog seda selgelt nõuab.

Kui kaugkontroll hõlmab näokujutiste biomeetrilist võrdlemist isiku kordumatuks tuvastamiseks, ei aktiveeri me seda ilma IKÜM artikli 9 kohase kehtiva tingimuse ja eraldi läbipaistva teabeta. Kui alus on selgesõnaline nõusolek, peab kliendil olema võimalus valida toetatud käsitsi kontroll, kui ta ei soovi biomeetrilist kontrolli.

6. Riskiskoor ja käsitsi ülevaatus

Platvorm arvutab broneeringule deterministliku riskiskoori konto vanuse, tehingu väärtuse, kliendi enda hiljutiste broneeringute staatuste ning tema varasemate operatiivsete riski- ja maksesündmuste põhjal. Nime, aadressi, isikukoodi, sünniaega, rahvust, sugu ega brauseri või seadme sõrmejälge selles skooris ei kasutata.

Kõrgem tulemus suunab broneeringu täiendavale isikusamasuse või administraatori käsitsi ülevaatusele; see ei põhjusta üksnes skoori tõttu automaatset lõplikku keeldumist. Juba õiguspäraselt blokeeritud konto või täitmata kohustus võib siiski broneeringu välistada. Makse- ja isikusamasuse teenusepakkujad võivad teha enda pettuse- ja vastavushindamisi oma privaatsusteabe alusel.

Tehisaru kataloogi haldamisel

Kui haldur kasutab tehisaru abil tekstide koostamist või hinnasoovitust, saadetakse OpenAI-le tema sisestatud tooteinfo ja ülesanne ning räsitud halduri tehniline tunnus turbe eesmärgil. See abivahend ei tee kliendi broneeringu riskihindamist ega muuda automaatselt toote hinda. Kasutame sisendi ja väljundi tundlike andmete filtreid ning haldur peab ettepaneku üle vaatama; haldur ei tohi saata kliendi andmeid ega saladusi tooteteksti koostamise ülesandes. Tehnilise halduritunnuse töötlemise alus on õigustatud huvi hallata teenust turvaliselt ja ennetada väärkasutust.

Pärime teenust vastuse püsisalvestamiseta API seadistusega, kuid see ei tähenda, et pakkujal puuduvad igasugused turbe- või seadusest tulenevad säilitamiskohustused. OpenAI enda töötlemistingimused ja kohaldatavad edastamiskaitsed tuleb samuti arvesse võtta.

7. Vastuvõtjad ja teenusepakkujad

Andmeid saavad ainult ulatuses, mis on vajalik nende ülesande täitmiseks:

• makseteenuse pakkuja, näiteks Stripe, kui kaardimakse on aktiveeritud;
• isikusamasuse teenusepakkuja, näiteks Veriff, kui kaugkontroll on aktiveeritud, või kontrolli tegevad volitatud töötajad;
• serveri-, andmebaasi- ja privaatse failisalvestuse pakkujad;
• e-posti ja SMS-i pakkujad, näiteks seadistatud SMTP-teenus, Resend, SendGrid, Messente või Twilio;
• nutikapi või ligipääsuteenuse pakkuja, kui broneering kasutab nutikappi;
• Google või Facebook üksnes siis, kui klient valib vastava sisselogimise;
• OpenAI, kui haldur kasutab eespool kirjeldatud kataloogi abifunktsiooni;
• vea- ja töökindluse seire pakkuja, näiteks Sentry, kui see on aktiveeritud; seiresündmusi minimeeritakse ja sanitiseeritakse;
• raamatupidaja, õigusnõustaja, audiitor, kindlustaja või nõude lahendaja vajalikus ulatuses;
• ametiasutus, kohus või muu õigustatud saaja, kui avaldamine tuleneb seadusest või on vajalik õigusnõude kaitsmiseks.

Teenusepakkuja tegutseb olenevalt toimingust meie volitatud töötleja või eraldi vastutava töötlejana. Me ei müü isikuandmeid.

Broneeringu, makse, turbe ja taganemise teeninduskirjad edastatakse seadistatud e-posti teenuse kaudu; need ei ole uudiskirjaga liitumine. Vabatahtliku turunduse nõusolekut küsitakse eraldi. Kui Sentry seire on aktiveeritud, eemaldab rakendus sündmustest kasutajaandmed, päringu sisu, küpsised, päised ja vaba teksti ning edastab piiratud diagnostikat. Rakendus ei kasuta selles seires kasutajaseansi videosalvestust. Teenusepakkuja võib ühenduse teenindamiseks töödelda tehnilisi ühendusandmeid.

8. Andmete edastamine väljapoole EMP-d

Mõni kliendi valitud või meie kasutatav rahvusvaheline teenusepakkuja võib töödelda andmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Sellisel juhul kasutame enne edastamist kohaldatavat Euroopa Komisjoni piisavusotsust või asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks Euroopa Komisjoni lepingu tüüptingimusi ja vajaduse korral lisameetmeid. Kehtiva teenusepakkuja ja kasutatud kaitsemeetme kohta saab teavet aadressilt hello@beautybox.ee.

9. Säilitamisajad

Rakendame andmeliigile ja eesmärgile vastavaid tähtaegu:

• Beautybox.ee süsteemi üles laaditud isikut tõendava dokumendi ja selfie failid kustutatakse pärast kontrolli lõplikku heakskiitu, tagasilükkamist või aegumist üldjuhul 30 päeva möödumisel tõendite esitamisest. Käsitsi ülevaatuse tõendeid võib hoida otsuse tegemiseni; kontrolli staatust ja viidet võib lepingulise tõendina hoida kauem;
• tavapärased tagastuse fotod kustutatakse üldjuhul 180 päeva pärast asjakohase ülevaatuse viimast uuendust; aktiivse kahjustuse menetluse või vaidluse tõendeid hoitakse kuni 730 päeva;
• saadetud, vahele jäetud või lõplikult ebaõnnestunud teavituse krüpteeritud sõnumisisu eemaldatakse üldjuhul 30 päeva pärast selle viimast uuendust. Ootel või korduskatset ootavat sisu hoitakse toimingu lõpetamiseni; tarne- ja deduplitseerimise metaandmeid võib hoida kauem;
• auditilogide ja nutikapisündmuste IP-aadress ja user-agent anonüümitakse üldjuhul 90 päeva pärast, kuid toimingu liik, aeg, tegija, objekt ja redigeeritud äriline metaandmestik säilivad auditi- ja nõudevajaduse järgi;
• nõusolekukirje IP-aadress ja user-agent eemaldatakse üldjuhul 1095 päeva pärast nõusoleku andmist; nõusoleku sisu, versiooni ja aja tõendit võib hoida kauem lepingu või õigusnõude tõendamiseks;
• raamatupidamise algdokumendid ning majandustehingu mõistmiseks vajalikud lepingud ja äridokumendid säilitatakse seitse aastat vastava majandusaasta lõpust. See ei tähenda, et kõik broneeringuandmed kustutatakse automaatselt seitsme aasta järel;
• konto-, broneeringu-, makse-, nõusoleku-, riski- ja vaidlusandmeid hoitakse lepingu täitmise, raamatupidamise, pettuse ennetamise ja võimalike õigusnõuete jaoks vajaliku aja jooksul ning seejärel need kustutatakse või anonüümitakse, kui muu õiguslik alus säilitamiseks puudub;
• turundusnõusolekut hoitakse kuni selle tagasivõtmiseni; nõusoleku ja loobumise minimaalset tõendit võib hoida kauem, et austada loobumist ja tõendada nõuete täitmist;
• aegunud ühekordsed autentimis- ja kinnituskoodid eemaldatakse turva- ja intsidentide uurimiseks ette nähtud lühikese tehnilise tähtaja järel.

Välisel teenusepakkujal võib olla enda seadusest või tema rollist tulenev säilitamiskohustus. Aktiivse kohtuvaidluse, pettuseuurimise või õigusliku säilitamiskohustuse korral võib asjaomast teavet hoida tavalisest kauem.

10. Küpsised ja kohalik salvestus

Kasutame platvormi tööks hädavajalikke küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid, näiteks sisselogimise või broneeringu seansi, turbe ja keelevaliku hoidmiseks. Valitud makse-, isikusamasuse või sotsiaalse sisselogimise pakkuja võib oma vaates kasutada vajalikke tehnoloogiaid enda teabe järgi. Mittehädavajalikke statistika- või turundusküpsiseid ei kasutata ilma nõusolekuta.

11. Kliendi õigused

Kohaldatavatel tingimustel on kliendil õigus:

• saada teavet ja koopia enda isikuandmetest;
• nõuda ebaõigete või puudulike andmete parandamist;
• nõuda kustutamist või töötlemise piiramist;
• esitada enda konkreetsest olukorrast tulenev vastuväide õigustatud huvil põhinevale töötlemisele;
• esitada igal ajal vastuväide otseturundusele;
• saada enda esitatud andmed struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormis ning lasta need võimaluse korral edastada;
• võtta nõusolek tagasi ilma, et see muudaks varasema töötlemise õigusvastaseks;
• saada teavet automatiseeritud hindamise kohta ja taotleda inimese sekkumist, kui kohaldatav õigus seda ette näeb;
• esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (aki.ee) või pöörduda kohtusse.

Taotlus saada aadressile hello@beautybox.ee. Võime enne vastamist küsida proportsionaalselt vajalikku lisateavet isikusamasuse kinnitamiseks. Vastame põhjendamatu viivituseta ja üldjuhul ühe kuu jooksul; keeruka või mahuka taotluse korral võib tähtaega seaduses lubatud viisil kuni kahe kuu võrra pikendada, millest teatame esimese kuu jooksul. Õigus kustutamisele ei ole absoluutne, näiteks ei pea kustutama andmeid, mida peame säilitama seadusest tuleneva kohustuse või õigusnõude tõttu.

Konto kustutamise taotlust saab esitada konto turvaseadetes või e-postiga. Taotluse vastuvõtmine ei tähenda, et kõik andmed on samal hetkel kustutatud. Lõpetamata broneering, makse või vaidlus võib vajada esmalt lahendamist; seadusest või õigusnõudest tulenevalt vajalikud kirjed säilitatakse piiratud ulatuses. Välise teenusepakkuja andmete eemaldamine on eraldi toiming ning selle ebaõnnestumist ei käsitleta õnnestunud kustutamisena. Kliendile antakse taotluse menetlemise kohta teavet seaduses nõutud tähtaja jooksul.

Privaatsusteabega tutvumise kinnitus ei ole üldine nõusolek kõigiks töötlemistoiminguteks. Iga eesmärgi jaoks kohaldub eespool nimetatud õiguslik alus.

12. Turvalisus ja rikkumised

Kasutame andmete laadile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas rollipõhist ligipääsu, salastatud ühendusi, paroolide ja ühekordsete tunnuste räsimist, privaatset tõendite salvestust, auditilogi ning piiratud säilitamist. Ükski süsteem pole täiesti riskivaba. Isikuandmetega seotud rikkumisest teatame Andmekaitse Inspektsioonile ja mõjutatud inimestele siis ning selle aja jooksul, nagu kohaldatav õigus nõuab.

13. Muudatused

Uus privaatsuspoliitika versioon kehtib avaldamisest. Broneeringu juurde jääb tõendiks enne kinnitamist näidatud versioon. Kui hakkame andmeid kasutama uuel ühildumatul eesmärgil, anname enne edasist töötlemist nõutava lisateabe ja küsime vajaduse korral uue nõusoleku.